تخيلي أنك تُقيمين حفلتك الصيفية السنوية، لكن ميزانيتك هذا العام أقل من المعتاد، وهذا أمر طبيعي؛ إذ يؤثر التضخم على أسعار كل ما نشتريه تقريباً، لكن لحسن الحظ، لا يتطلب التخطيط لحفلة تكلفة باهظة، فمع الإبداع واتخاذ القرارات الذكية، يمكنك تنظيم حفل لا يُنسى حتى بميزانية محدودة.
-
اسألي نفسك ما هي ميزانيتي؟
مهما كان حجم تجمعك، فإن وجود ميزانية أمرٌ أساسي، إنه سرّ استضافة حفل رائع يكون من دون استنزاف ميزانيتك.
ابدئي بتحديد أهم ما في هذه المناسبة، ما الذي تريدين أن يتذكره ضيوفك؟ هل هو الطعام الشهي، أم الموسيقى الجذابة، أم الديكور المميز؟ بمجرد تحديد ذلك، ستُخصصين له معظم ميزانيتك، ليس عليك أن تمتلكي كل شيء، ركزي ببساطة على ما يهمك أكثر.
-
النفقات التي يجب أن تدرجيها في ميزانية عزومتك
فيما يلي الأماكن التي من المحتمل أن تخصصي فيها ميزانيتك:
-
المكان
يمكن أن تؤثر تكلفة المكان بشكل كبير على ميزانيتك الإجمالية، إما أنها ستكون أكبر نفقاتك أو لن تكلفك أي شيء على الإطلاق، إذا قررت إقامة حدثك في المنزل.
-
الترفيه والمتحدثون
يعتمد هذا الجزء من ميزانيتك على شهرة الفنانين أو المتحدثين ونوع الترفيه الذي تختارينه، إذا أقمت حفلة كبيرة.
-
المأكولات والمشروبات
سيتوقع ضيوفك دائماً طعاماً شهياً، سواءً كانت وجبات خفيفة بسيطة أو وجبات كاملة، تعتمد التكلفة على قائمة الطعام، وأسلوب الخدمة، وعدد الضيوف الذين تدعونهم.
-
الديكور والجو
تُضفي الديكورات لمسةً مميزةً على حفلتك، تشمل التكاليف كل شيء، من تجهيز الطاولة والإضاءة، إلى عناصر أخرى تُناسب فكرة حفلتك.
-
التكنولوجيا والمعدات
إذا كانت مناسبتك تتطلب تجهيزات صوتية/بصرية، أو واي فاي، أو غيرها من العناصر التقنية، فتأكدي من تضمين هذه التكاليف في ميزانيتك، قد تتطلب بعض الفعاليات الكبيرة في الفناء الخلفي مسرحاً صغيراً مزوداً بمنصة أو حتى جهاز فقاعات، ولكن لمن لديهم ميزانية محدودة ويرغبون في حفل صغير، حيث يُشجع الضيوف على الاختلاط، فإن تجهيز شبكة واي فاي يمكنهم الاتصال بها سيكون كافياً.
-
3 تحديات عند التخطيط لميزانية الحفلات
رغم بذل قصارى جهدك، قد تواجهين بعض التحديات أثناء التخطيط لحفلة بميزانية محدودة، الأمر لا يتعلق بالتوفير، بل باستغلال كل قرش، قد تكون الموازنة بين الجودة والتكلفة أمراً صعباً، ولكنه ليس مستحيلاً إذا كنت على دراية بالمخاطر المحتملة، فيما يلي التحديات الثلاثة الشائعة التي قد تواجهينها.
-
الالتزام بالميزانية
قد يكون هذا الأمر صعباً، خاصةً عند ظهور تكاليف غير متوقعة، عليك التحلي بالانضباط والإبداع، وإيجاد طرق لتوسيع ميزانيتك دون المساس بجودة فعاليتك.
-
العثور على المواد بأسعار معقولة
قد يكون شراء لوازم الحفلات مهمة شاقة إذا كانت ميزانيتك محدودة، من السهل الانجراف وراء كل الخيارات الجذابة، وإن كانت باهظة الثمن، المتاحة، تذكري أن، الأمر لا يتعلق بالسعر، بل بالقيمة والتأثير الذي تُضفينه على حفلتك.
-
إدارة الوقت
الوقت من ذهب، كلما أمضيت وقتاً أطول في التخطيط، زاد احتمال تجاوزك للميزانية، حددي جدولاً زمنياً والتزمي به لتجنب أي قرارات مكلفة في اللحظات الأخيرة.
اكتشفي: أخطاء لا ترتكبينها عند الطلب من المطعم .. ومتى عليك مغادرته؟
-
كيف أختار موضوع حفل مناسب للميزانية؟
غالباً ما يكون للحفلات موضوع خاص، ليس بالضرورة أن يكون موضوعك مُبذّراً ليكون لا يُنسى، أحياناً، البساطة سرّ نجاح الحفل، كما أن تحديد ميزانية يُشجّع الإبداع، ويدفعك للتفكير خارج الصندوق واستكشاف أفكار جديدة لمواضيع لم تستخدميها أو حتى تخطر ببالك.
فكّري في مواضيع تحتفي بالموسم، مثل أرض عجائب شتوية أو حفلة صيفية على الشاطئ، هذه المواضيع تستفيد مما هو متوفر لديك، على سبيل المثال، إذا كان الشتاء، يمكنك استخدام الثلج كديكور طبيعي، أما إذا كان الصيف، فيمكن أن تكون حديقة محلية مكاناً مجانياً لك.
بعد ذلك، فكّري في مواضيع يمكنك ابتكارها باستخدام أغراض تملكينها بالفعل، يمكنك تنظيم حفلة "كلاسيكية" باستخدام أغراضك القديمة، أو ربما لديك مجموعة كتب تُلهمك لحفلة ذات طابع أدبي.
وأخيراً، لا تترددي في صنع ديكورات منزلية الصنع، فالديكورات اليدوية توفر المال وتضفي لمسة شخصية على مناسبتك، تذكري أن إبداعك، وليس ميزانيتك، هو ما يجعل الحفلة رائعة حقاً، لذا، انطلقي، واختاري تصميماً يناسب شخصيتك وميزانيتك.
نصائح لإدارة العزومة بكفاءة
- ابدئي بتحديد الحد الأقصى لعدد الضيوف وفقاً لميزانيتك، سيساعدك هذا على تجنب الإنفاق الزائد، بعد الانتهاء من قائمة ضيوفك، استخدمي خدمة الرد على الدعوات عبر الإنترنت لتتبع الردود، إنها أداة مجانية تُسهّل عليك إدارة عدد ضيوفك وتفضيلاتك من الوجبات.
- تأكدي من أن قائمة ضيوفك مفصلة، من سيحضر ومن لن يحضر، ومن يُحتمل حضوره، فسوف يساعدك هذا على تخطيط مساحتك وطعامك ومشروباتك وفقاً لذلك، يمكنك استخدام الأدوات الرقمية أو القلم والورقة، أيهما يناسبك أكثر.
- تأكدي من وجود مقاعد كافية للجميع، يجب أن يشعر الجميع بالراحة وأن يكون لديهم مكان للجلوس، إذا كانت الكراسي قليلة، ففكّري في استئجارها أو استعارتها، إذا كنت تستخدمين بطانيات، فأضيفي المزيد.
- تذكري أن تكوني مرنة، فرغم كل تخطيطك، قد لا تسير الأمور كما هو متوقع، قد يحضر بعض الضيوف مرافِقاً، وقد لا يحضر آخرون أصلاً، حافظي على هدوئك وتكيفي مع الموقف، فالأهم هو أن يستمتع الجميع بالحدث، أو العزومة الكبيرة.
- فكّري في استعارة أشياء لا تملكينها، غالباً ما يكون لدى أصدقائك أو عائلتك زينة يتراكم عليها الغبار في علية منزلهم، هذا لا يوفر لك المال فحسب، بل يُضفي لمسةً مميزةً على حفلتك، ففي النهاية، أفضل الحفلات هي تلك التي تُضفي عليها لمسةً شخصيةً ومدروسةً بعناية.
- اختاري ديكورك وأجواءك بعناية، يمكنك نقل ضيوفك بسهولة إلى شاطئ مشمس أو إلى أجواء الستينيات النابضة بالحياة، بما أنك قمت بالفعل باختيار موضوع ما، استخدميه كنقطة محورية لتجنب عمليات الشراء غير الضرورية.
واهتمي بديكور منزلك فهي طريقة فريدة في إبهار ضيوفك، وتُضفي لمسة شخصية وإبداعية على مناسبتك، لا يُمكن تقليدها باستخدام المنتجات الجاهزة، إذا كنتَ محتارة، فابحثي عن الإلهام على منصات مُعينة.
- بمجرد أن تعرفي نوع الزخارف التي ترغبين في الحصول عليها، اتبعي طريقة إعادة التدوير وإعادة الاستخدام
لتزيين منزلك بنفسك دون تجاوز ميزانيتك، حيث يمكن تحويل الجرار والعلب والزجاجات القديمة إلى قطع مركزية رائعة بقليل من الطلاء والكثير من الخيال، إنها ليست اقتصادية فحسب، بل صديقة للبيئة أيضاً!.
- تسوقي من متاجر التوفير، ولا تستهيني بقوة متاجر التوفير، فهي كنزٌ من القطع العتيقة التي تُضفي سحراً فريداً على مناسبتك، ابحثي عن مفارش الدانتيل، والإطارات المزخرفة، والمزهريات الانتقائية.
- صدقي أو لا تصدقي، الرائحة المناسبة تُضفي رونقاً على مناسبتك، لست بحاجة إلى معطرات جو باهظة الثمن أو شموع، بدلاً من ذلك، اغلي قدراً من الماء مع أعواد القرفة أو قشور الحمضيات أو الأعشاب الطازجة، سيمتلئ منزلك برائحة زكية ستُعجب ضيوفك.
- فكّري في تنظيم حفل عشاء جماعي، حيث يحضر ضيوفك طبقاً ليتشاركوه، هذا لا يقلل تكاليف الطعام فحسب، بل يُضيف أيضاً عنصر المفاجأة والتواصل إلى حفلتك، ولا تنسَي أن التقديم هو الأساس، حتى الأطعمة البسيطة قد تبدو فاخرة بالتقديم المناسب، استخدمي أطباقاً ملونة، وأعواد أسنان، وزينةً مميزةً لإضفاء لمسة مميزة على الوجبات الرخيصة، ولا تترددي في صنع بعض الأطباق بنفسك.
- اختاري عبوات أكبر من الصودا أو العصير فهذا يوفر عليك الكثير من التكاليف مقارنةً بتقديم المشروبات الفردية، هذا النهج لا يُخفّض النفقات فحسب، بل يُقلّل أيضاً من الحاجة إلى إرسال شخص ما إلى المتجر لشراء المزيد من المشروبات، يمكنك أيضاً تحضير عصير الليمون والشاي المثلج، وحتى شراب الكوكتيلات البسيط، منزلياً بمكوناتٍ غير مكلفة، تُضفي هذه المشروبات المنزلية لمسةً شخصيةً على مشروبات حفلاتك، وتُقدّم نكهاتٍ فريدةً لا يجدها ضيوفك في المنتجات الجاهزة، استخدمي الفواكة والأعشاب الموسمية في مشروباتك لتحسين مذاقها.
- فكّري في ألعاب "اصنعيها بنفسك" والتي تتطلب موارد قليلة، يمكن أن تكون مسابقة المعلومات العامة أو البحث عن الكنز ممتعة وجذابة للغاية، بالإضافة إلى أنها مجانية تقريباً، ابتكري أسئلتك أو أدلة تناسب اهتمامات ضيوفك، تُضفي هذه الألعاب تسليةً وتعزز التفاعل الاجتماعي والترابط بين ضيوفك، بعد ذلك، أنشئي قائمة تشغيل وحوّلي غرفة معيشتك إلى حلبة رقص، لست بحاجة إلى منسق موسيقى؛ فقط استخدمي تطبيقات البث مثل Spotify أو Apple Music، يمكنك حتى طلب اقتراحات الأغاني مسبقاً من ضيوفك لضمان تلبية أذواقهم الموسيقية.
- أخيراً، فكّري في تنظيم حفلات ترفيهية جماعية، اطلبي من الضيوف مشاركة مواهبهم، سواءً في الغناء، أو متابعة أحدث صيحات تيك توك، أو العزف على آلة موسيقية، أو أداء خدعة سحرية، هذا لا يوفر ترفيهاً متنوعاً فحسب، بل يُشعر ضيوفك أيضاً بالتميز والمشاركة.
أضف تعليق